Prolite – Bagi para pengguna setia Google Drive, ada berita menarik yang patut untuk disimak. Dilansir dari Google Workspaces Updates, Google Drive menghadirkan tampilan baru yang memudahkan pengguna untuk melihat semua aktivitas terbaru mereka dalam satu tempat.

Fitur ini dirilis sebagai respons atas feedback pengguna yang meminta cara yang lebih efisien untuk memantau aktifitas dan mengambil tindakan terkait file mereka di Google Drive.

Tampilan baru ini memudahkan pengguna untuk melihat permintaan akses yang tertunda, komentar terbaru, dan persetujuan file, semuanya dalam satu laman. Hal ini tentunya akan meningkatkan produktivitas pengguna dan mempercepat proses kerja.

Tidak hanya itu, tampilan ini kini bisa diakses dengan mudah melalui panel navigasi sebelah kiri dalam Google Drive.

• Bagi para pengguna akhir, cukup kunjungi dan klik “Activity” pada panel navigasi sebelah kiri.
• Bagi mereka yang memiliki permintaan akses yang tertunda, akan muncul pilihan “Manage access” untuk mengambil tindakan lebih lanjut.
• Demikian juga dengan bagian “Approvals” dan “Comments“, yang menampilkan persetujuan yang tertunda dan komentar-komentar terbaru yang terkait dengan aktivitas file mereka.

Penting untuk dicatat bahwa notifikasi komentar hanya akan muncul jika pengguna berlangganan notifikasi, berpartisipasi dalam thread komentar tertentu, atau disebutkan dalam komentar di file tersebut.

Dalam peluncurannya, Google membagi menjadi dua tahap. Bagi pengguna Rapid Release, peluncuran diperpanjang dimulai pada 5 Oktober 2023 dan dapat memakan waktu lebih dari 15 hari untuk tampak.

Sedangkan untuk pengguna Scheduled Release, peluncuran secara bertahap dimulai pada 30 Oktober 2023 dan dapat memakan waktu hingga 15 hari.

Namun, itu bukanlah satu-satunya pembaruan yang diberikan oleh Google. Pada tanggal yang sama, Google juga mengingatkan penggunanya mengenai pembaruan terkait Contacts delegates.

Pada Mei 2023, Google telah mengumumkan beberapa perubahan untuk Contacts delegates, di mana mereka akan dapat memperbarui label dan mengelola kontak “Other”.

Sebagai bagian dari perubahan ini, pengguna harus memeriksa dan menyetujui delegasi yang ada sebelum tanggal 12 November 2023 atau mereka akan kehilangan status delegasi mereka.

Bagi admin, mereka dapat menggunakan Admin SDK API untuk mendelegasikan akses atas nama pengguna mereka.

Poin penting dari pembaruan ini adalah memastikan bahwa kontak dengan benar diurutkan dan diberi label.

Meski fungsi serupa tersedia di Gmail, tidak ada perubahan atau dampak bagi delegasi Gmail. Perubahan ini khusus untuk Kontak dan delegasi kontak saja.

Untuk memastikan semua pengguna mengetahui dan memahami perubahan ini, mulai sekarang hingga 12 November 2023, pengguna akan mendapatkan prompt di Kontak untuk memeriksa delegasi yang ada.

Mulai 13 November 2023, mereka yang memiliki delegasi yang disetujui akan dapat memperbarui label dan mengelola kontak “Other” atas nama delegator.

Sementara itu, bagi pengguna akhir, terutama delegator, akan melihat prompt di Kontak untuk meninjau mereka yang saat ini memiliki delegasi Kontak untuk kontak mereka. Jika mereka tidak memberikan persetujuan mereka, delegasi akan kehilangan akses mereka.

Kedua pembaruan ini menunjukkan komitmen Google untuk terus meningkatkan pengalaman pengguna mereka, baik itu di Google Drive atau Contacts. Dengan pembaruan ini, diharapkan produktivitas dan efisiensi kerja pengguna akan meningkat.

Prolite – Google telah memperkenalkan fitur baru yang berguna bagi pengguna Google Workspace, yaitu kemampuan untuk mengunci file dalam Google Drive.

Fitur ini dapat menjadi alat yang sangat berguna untuk menjaga keamanan dan privasi dokumen-dokumen penting yang disimpan di Google Drive.

Saat file dikunci, tidak ada orang dengan level akses apa pun yang dapat membuat edit, komentar, atau saran; pada dasarnya, itu dalam mode baca-saja hingga Anda membukanya kembali.

Perusahaan menulis dalam posting blog yang mengumumkan perubahan bahwa penguncian file mulai diluncurkan ke domain Rapid Release pada hari ini dan akan dilakukan selama 15 hari ke depan.

Sementara mereka yang berada di domain Scheduled Release akan mulai melihatnya pada tanggal 20 September, juga dengan periode 15 hari.

Memperketat file di Google sebelumnya sudah bisa dilakukan dengan Google Drive API atau melalui persetujuan file — fitur serupa yang memungkinkan Anda, katakanlah, meminta persetujuan untuk draf yang dikunci dari pengeditan untuk semua orang, tidak peduli apakah mereka memiliki akses editor.

Perbedaan utama di sini tampaknya adalah bahwa Anda dapat mengunci file kapan saja dengan mengklik kanan padanya, pergi ke File informasi, dan memilih “Kunci”.

Banyak Fitur dan Alat Keamanan yang Terus Dikembangkan di Google Workspace

Google telah menambahkan banyak fitur ke Workspace, seperti Duet AI, yang membawa bantuan AI ke suite kerja kantornya (meskipun itu akan dikenakan biaya sekarang), atau fitur yang lebih biasa seperti dukungan eSignature asli.

Perusahaan telah melakukan banyak hal untuk produk produktivitasnya akhir-akhir ini karena mereka berusaha mengejar Microsoft, terutama di bidang AI.

Tetapi terkadang, fitur sederhana seperti penguncian file memberikan kepuasan paling banyak.

Lagi pula, berapa kali Anda ingin melakukan sesuatu dengan file yang Anda tahu seharusnya mungkin, bahkan mudah, namun pada tahun 2023, Anda harus melalui proses yang rumit untuk mewujudkannya?

Fitur penguncian file baru ini akan tersedia untuk semua pelanggan Google Workspace. Untuk mengunci file, Anda harus memiliki akses edit ke file tersebut.

Saat Anda berada di file, klik kanan > File informasi > Kunci. Setelah file dikunnci, tidak ada orang yang dapat membuat perubahan apa pun hingga Anda membukanya kembali.

Fitur penguncian file baru ini merupakan tambahan yang disambut baik untuk Google Workspace. Ini akan membantu pengguna untuk melindungi file mereka dari perubahan yang tidak diinginkan.

Adapun cara menggunakan fitur penguncian file di Google Drive, sebagai berikut :

1. Buka file yang ingin Anda kunci.
2. Klik kanan pada file dan pilih “File information“.
3. Di bawah “Permissions“, klik “Lock“.
4. Konfirmasikan bahwa Anda ingin mengunci file dengan mengklik “Lock” lagi.

File yang dikunnci tidak dapat diedit oleh siapa pun, termasuk Anda. Untuk membuka kunci file, ulangi langkah-langkah di atas dan klik “Unlock“.

Fitur penguncian file baru ini tersedia untuk semua pelanggan Google Workspace. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang fitur ini, kunjungi Pusat Bantuan Google.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi link ini: